En el anterior artículo de esta serie ofrecimos una introducción a la estructura general de las nuevas normas.  Iremos, a partir de ahora, desglosando las principales novedades en los requisitos, que pueden desprenderse de ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.  Sin embargo, antes de eso, puede ser importante detenernos en una consideración que, aunque puede parecer de menor importancia, no lo es en absoluto y tiene que ver con lo expuesto en el post anterior.

El orden en el que se presentan los requisitos en una norma no es, en absoluto, una cuestión irrelevante.  Todos sabemos que las normas tienden a adaptarse al famoso ciclo de Deming, o PDCA y que, con mayor o menor fortuna, así lo hacen.  Pero no se trata sólo de eso: el orden en el que una persona, sobre todo si no tiene experiencia en la materia, lee los requisitos de una norma (o de cualquier otro documento) le condiciona enormemente a la hora de interpretarlo correctamente.

Algunas personas consideran, equivocadamente, que un sistema de gestión ha de implantarse siguiendo el orden en el que se expresan los requisitos de la norma que se está utilizando como referencia.  Eso es un error garrafal.  Por poner un ejemplo, ISO 14001:2004 exige, como segundo requisito (el primero es contar con una política ambiental) que la organización evalúe sus aspectos e impactos ambientales.  Hasta mucho más adelante (epígrafe 4.5.1) la norma no nos pide que establezcamos un seguimiento y medición de nuestros aspectos ambientales, pero…¿podemos evaluar nuestros impactos si no hemos medido nada previamente?  Evidentemente, no.  Nadie comienza a implantar su sistema de gestión ambiental evaluando sus impactos, sino midiendo los aspectos que tendrá que medir.  Ocurre lo mismo con otros muchos ejemplos: necesito indicadores para realizar la revisión por la Dirección (exigida en el capítulo 5 de ISO 9001:2008), conocer mi cumplimiento legal (4.5.2 de ISO 14001:2004) para establecer objetivos y metas (epígrafe 4.3.3.) y así, un largo etcétera.

En este sentido, al menos en la modesta opinión de quien escribe, la nueva ISO 9001:2015 corrige un gran error de la versión de 2008 al no colocar en primer lugar los requisitos referentes a la documentación y no presentar al soporte documental del sistema de gestión (todo el capítulo 4 de la norma) como de un requisito previo e independiente.  La norma actual (ISO 9001:2008) hace que un lector que se enfrenta a la norma por primera vez tenga, a los tres minutos de haber empezado a leerla, una cosa clara: necesito una documentación para certificarme.  El primer requisito que la norma me plantea es contar con una serie de procesos y saber cómo se interrelacionan (aunque no usa esa expresión, el tema suele resolverse con un mapa de procesos) y contar con un manual, una serie de procedimientos y una serie de registros, todos ellos debidamente controlados.  ¿Resulta extraño, con este enfoque, que los responsables de muchas empresas crean que la norma les exige, antes que nada, “empapelar” la organización?  ¿No es fácil también caer en el error de pensar que, si la norma dedica un capítulo independiente al sistema documental, éste es un tema independiente?  Esa interpretación puede llevar a considerar la documentación como un mal necesario: documentos “vs” gestión.

Bien, ISO 9001:2015 corrige por completo este error, situando los requisitos asociados a la documentación en el lugar que les corresponde: en el capítulo dedicado al soporte.  Este cambio, aparentemente de mera ubicación, es de capital importancia.  Ahora, la documentación de la empresa es un elemento de soporte, un recurso y aporta valor a la organización.  La norma ya no induce a pensar que la existencia de documentación es un requisito que cumplir, sino una herramienta que garantiza la continuidad de los procesos, sobre todo si fallan las personas.  En realidad, siempre ha sido así (invito a los recién llegados a este mundo a leer el post “El cuento del zapatero”), pero ahora la norma lo subraya con claridad.